Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Asociación San José
NIT: 901763258-5
Cra 53a # 7-07, barrio Nueva Tequendama, Cali
Correo: svasanjose@gmail.com
Teléfono y WhatsApp: 312 306 0118

La Asociación San José es la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de este sitio y responde por su uso, custodia y protección.

Codepling Technologies actúa como encargado del tratamiento: desarrolla y opera la plataforma por cuenta de la Asociación San José, siguiendo sus instrucciones, y no utiliza estos datos para ningún fin propio.

2. Datos que se recolectan

Cuando una persona se postula a una jornada de misión se recolecta la siguiente información:

• Datos de identificación y contacto: nombre completo, cédula, fecha de nacimiento, teléfono, correo electrónico y ciudad.
• Datos de contacto de emergencia: nombre, parentesco y teléfono de la persona a quien se pueda avisar durante la jornada.
• Datos sobre la participación: los motivos por los cuales desea acompañar, su ocupación y sus talentos, si tiene experiencia pastoral y cuál, si ha participado antes en misiones, su disponibilidad para la semana elegida y el tipo de misión al que le gustaría llegar.
• Talla de camiseta, para el kit misionero.
• Datos sensibles de salud: tipo de sangre, EPS, afiliación a una ARL, alergias, medicamentos y condiciones médicas relevantes.

Cuando la persona se anota en la lista de espera de una semana sin cupos disponibles, se recolectan únicamente su nombre, teléfono y correo electrónico. En ese momento no se solicitan datos de salud ni número de cédula.

3. Datos sensibles

La información de salud constituye un dato sensible conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. No obstante, esta información resulta necesaria para poder atenderlo adecuadamente ante una urgencia durante la jornada, cuando se encuentre fuera de su domicilio y acompañado por un equipo que requiere saber cómo actuar. Si prefiere no suministrarla, comuníquese con nosotros antes de postularse para evaluar su participación.

Los datos de salud se utilizan exclusivamente para la atención de emergencias durante la jornada. No se emplean para decidir a quién se acepta en una jornada, no se comparten con terceros y no se publican.

4. Finalidades del tratamiento

• Registrar la postulación a una jornada de misión.
• Contactar al postulante para conversar sobre la jornada y evaluar su participación. Postularse no otorga un lugar: la Asociación San José contacta a cada persona y decide, después de esa conversación, si la acepta en el grupo de la semana. Los datos de la sección 2 se utilizan para ese contacto y esa evaluación, con la excepción de los datos de salud, que no intervienen en la decisión.
• Contactar al participante aceptado antes, durante y después de la jornada para coordinar la logística y el aporte económico.
• Entregar al líder del grupo la información mínima necesaria para actuar ante una urgencia: nombre, teléfono, contacto de emergencia, tipo de sangre y EPS.
• Informar sobre la apertura de nuevas jornadas, únicamente si el titular marcó la casilla correspondiente en el formulario. Esta autorización es voluntaria, independiente de la anterior, y puede revocarse en cualquier momento por los canales de la sección 8. No marcarla no impide participar.
• Cumplir las obligaciones legales aplicables a la Asociación.

Los datos no se utilizan con fines publicitarios, no se venden y no se ceden a terceros con fines comerciales.

5. Acceso a la información

El acceso está restringido a las personas autorizadas por la Asociación San José para administrar las postulaciones y las jornadas. Cada consulta a la información de un participante queda registrada.

La información se almacena en servicios de infraestructura tecnológica cuyos servidores pueden encontrarse ubicados fuera de Colombia. Dichos proveedores actúan únicamente como custodios técnicos, no acceden a los datos con fines propios y operan bajo estándares de seguridad reconocidos internacionalmente. Al autorizar el tratamiento, el titular consiente esta transferencia internacional en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

6. Término de conservación

Los datos de salud —tipo de sangre, EPS, afiliación a una ARL, alergias, medicamentos y condiciones médicas— se eliminan el 31 de enero de 2027, una vez cumplida la finalidad que motivó su recolección.

Los datos de identificación y contacto —nombre, teléfono y correo electrónico— se conservan durante dos (2) años contados desde la última participación del titular, salvo que este solicite su eliminación con anterioridad.

Estos mismos plazos se aplican a quien se postuló y no fue aceptado en una jornada: su información se conserva por el término indicado y puede solicitar su eliminación en cualquier momento por los canales de la sección 8.

7. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

8. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes se presentan al correo svasanjose@gmail.com o al WhatsApp 312 306 0118, indicando nombre completo, la solicitud y un dato de contacto para dar respuesta.

Consultas: se responden en un término máximo de diez (10) días hábiles. Cuando no sea posible, se informarán los motivos y la fecha en que se atenderá la solicitud, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: se responden en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, la cual no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

9. Medidas de seguridad

Se han adoptado las siguientes medidas técnicas y administrativas:

• Cifrado de las comunicaciones entre el dispositivo del titular y los servidores.
• Restricción del acceso únicamente a personal autorizado, con verificación de identidad.
• Registro de todos los accesos y descargas de información de participantes.
• Separación de la información médica, que no se muestra en listados generales ni se remite por correo electrónico.
• Copias de respaldo periódicas para prevenir la pérdida de información.

10. Menores de edad

Las jornadas están dirigidas exclusivamente a personas mayores de dieciocho (18) años. No se recolectan de manera consciente datos de menores de edad. En caso de detectarse un registro de esta naturaleza, la información será eliminada.

11. Vigencia

La presente política rige a partir del 25 de agosto de 2026 y permanece vigente mientras la Asociación San José realice el tratamiento de datos aquí descrito.

Cualquier modificación sustancial será comunicada a los titulares antes de su entrada en vigor.